Предоставление архивных справок, выписок

Основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является личное обращение гражданина или юридического лица в управление делами с комплектом документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо поступление комплекта документов по почте.

При поступлении комплекта документов для предоставления муниципальной услуги специалистом осуществляется регистрация обращения (запроса).

При поступлении обращения (запроса) по почте его регистрация осуществляется в течение одного дня и передается на исполнение специалисту управления делами.

Специалист, ведущий прием получателей муниципальной услуги (далее – специалист, ведущий прием) осуществляет регистрацию обращения (запроса) в журнале регистрации обращений (запросов).

При поступлении обращения (запроса) по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя оно распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Специалист, ответственный за исполнение запросов, осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом собственных профессиональных навыков, имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- место нахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- место нахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

3.4. Направление запросов на исполнение специалистам или в организации по принадлежности.

По итогам анализа тематики поступивших запросов в день регистрации в управлении делами профильные запросы передаются исполнителям, а непрофильные запросы в течение пяти дней со дня регистрации направляются с официальным письмом по принадлежности: в другие органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

Сообщения, в том числе анонимные, о совершённых или готовящихся преступлениях докладываются руководству и пересылаются в соответствующие правоохранительные органы.

3.5. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов:

- выявление и отбор архивных документов по теме запроса;

- копирование документов;

-оформление копий архивных документов, копий правовых актов администрации муниципального образования в соответствии с установленными правилами;

- составление текста архивной справки или архивной выписки;

3.6. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий и копий правовых актов администрации муниципального образования.

В архивной справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

Архивная справка подписывается Главой Харлуского сельского поселения и заверяется печатью.

Архивные копии, копии правовых актов администрации муниципального образования и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью специалиста администрации, ответственного за предоставление данной муниципальной услуги.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами «так в документе».

Если копия или выписка занимают более одного листа, все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью.

Результаты рассмотрения обращения (запроса) и дата исполнения обращения отмечаются в журнале регистрации запросов.